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高校兼职档案员需要掌握的档案工作基本知识

作者:管理员发布:2009-12-02 阅读:2351次 责任编辑:管理员

2005年中国国民党主席连战一行访问大陆。连战在北大演讲结束后,北京大学校务委员会李云放教授向连战赠送两件具有特殊意义的北京大学的纪念品。其中一件是连战母亲赵兰坤在燕京大学生活期间档案的影印件,其中包括她在宗教系就读的档案、高中推荐信、入学登记表、成绩单等,大多是她亲笔写的字。作为高校档案工作人员,我们首先看到了这一事件背后沉甸甸的历史凭证和记录——档案,也应该由衷发出档案之重要性的感慨:一份保存完好的学籍档案,成为了两岸血肉联系的真实记录,更是两岸一家亲最有力的见证。这份档案,此时此刻,弥足珍贵,也为两岸关系的加深抒写了重要的一笔。高校档案重要性可见一斑。

一、    高校档案的概念

从字面上理解,“档”是木架上的框格,“案”是办公桌,引申为文件,“档”与“案”连用,意思就是文件已经办理完毕了,将它保存到柜架里用来备查。去年,国家教育部和国家档案局联合制定了《高等学校档案管理办法》,并且以“令”这一行政规章的形式发布施行。《办法》的第二条对高校档案的定义有权威规定:“本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案),是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”

理解“高校档案”这一概念,就能够使大家对高校档案和高校档案工作有一个比较正确的、比较全面的、比较深刻的认识,就能够准确地开展工作,把该收集的材料完整、准确、及时地收集起来,将不属于档案的另外保存或者剔除。

二、高校档案的作用

高校档案是社会档案的重要组成部分和有机构成,档案的作用是多方面的。

董必武《题赠档案工作》的诗中有一句:“创业扩基、前轨可迹”。职院的档案工作已伴随所三所学校走过了几十年的历程。学校档案形成于学校的各个时期、各个方面,客观反映着学校历史面貌的发展、变化轨迹,反映着每个师生的工作学习历程,比如教学档案严格评判了教师的教学水平和教学态度;管理档案展示了高校的管理水平和管理能力;科研档案反映了学科攻关能力和学术实力;学生档案则反映了学生培养水平和素质等。可以说,学校档案反映了学校成长的轨迹,更是学校昨天、今天和明天的忠实记录者,它是学校的“记忆”。

档案具有凭证作用。俗话说:“空口无凭,立字为证”。我国著名史学家沈兼士先生(浙江人,书法家沈尹默的弟弟)说:“档案是未掺过水的史料”,这就是说档案是历史的真实记载,可以成为查考、争辩、研究和处理问题的依据。去年我们到职院来搞指导的时候,看到职院没有围墙,一问,才知本来是有围墙的,却经常遭到附近村民的破坏。我不敢随便猜测村民的意图,但是如果他们是想闹什么纠纷的话,只要我们学院征地的批文、红线图等档案材料都保存完好的话,一旦出现土地产权纠纷,我们是不用怕的。此外,近年来档案在证明个人学历,打击假文凭这一不正之风,维护学校的信誉方面,也发挥了极大的作用。湖南理工学院每年这样的利用很多。而一旦学生的档案材料不齐全完整,可能就会影响到学生将来的就业甚至一辈子,因为学生毕业证和个人档案一旦丢失,学历、户籍等必须靠学籍档案来证明。同时,我们在座的各位还要想一想,若干年后,某一位校友已经成为了著名人物,那时候,我们能不能象北大那样拿得出他的档案材料。

档案具有重要的参考作用。“前事不忘后事师,自来坟典萃先知”(郭沫若),档案还具有重要的参考作用。首先,对于高校来说,学校要发展,领导要决策,就必须充分借鉴以往的经验教训,取其精华,去其糟粕,把学校工作推向更高的层次。而这离不开档案。第二,高校有一个重要职责,就是开展科研活动,而档案可以成为科学和历史研究的真实素材。我国许多史学名著,如《史记》、《汉书》等都是利用档案写成的,胡绳同志所著的《鸦片战争到五四运动》一书,就是在对大量档案史料和其它文献资料深入研究的基础上完成的;其他学科的科学研究中,档案也可以发挥重要的参考作用。第三,对于日常工作来说,档案凝结了我们各项工作的状况和成果以及经验教训,可以为我们今后处理问题提供借鉴。比如我们职院经常要举行一些大型的活动,活动形成的文件材料保存下来后,下次举办同类活动就可以拿来借鉴,可以少走弯路,可以节约时间。工作中,没有档案作参考,就不便于开展工作,有时甚至会酿成差错。这些相信大家,特别是我们从事文字工作的同志,都有体会。

总之,学校档案工作是学校的一个窗口,档案工作对领导决策、成果验收、科学研究、重点实验室和重点学科的评估和建设、学历证明、编史修志、工程维修、维护学校权益、推动教学改革、提高教学质量、展示学校辉煌成就和发展历程等提供了第一手翔实的依据,发挥着重要作用。事实证明,学校档案工作为教育教学工作服务产生的成果,已被越来越多的人所认可。

目前我们职院的档案工作,校领导很重视,办公室主任和分管副主任很支持,档案员素质高而且工作认真负责,档案室建设得很漂亮很规范,档案数量不少,管理也越来越严谨科学。在市里经常得先进,省里也是先进。但也还存在一些问题,可能在某些人眼里,教学、科研是头等大事,档案则退居不起眼的地位,处于“说起来重要,抓起来次要,忙起来不要”的状态。一部分人档案意识薄弱,档案工作未纳入到有关人员的岗位职责、未纳入到其工作范围,与日常工作脱节等,而这一切问题的症结归根到底还是对档案的重要性认识不足,忽视了学校档案的建设工作。

三、高校档案管理体制

《高等学校档案管理办法》中明确要求:一个高校的档案工作,由高校的校长(院长)领导,还要有一名校领导分管;要根据实际建立档案馆或综合档案室来对本校全部档案进行集中统一管理。岳阳职业技术学院建立了归口学院办公室管理的学院综合档案室。需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案,可以根据实际需要设立档案分室单独保管,如有的学校建立了学生档案分室、人事档案分室等。各档案分室是学院档案室的分支机构,应该接受档案室的指导、监督、检查。

档案实行集中统一管理是档案工作的原则。实行集中统一管理有很多好处:一是有利于确保档案的流向。不因机构的职能调整、机构的分分合合、人员的变动而造成档案的遗失或分散。二是有利于档案的保管。档案,尤其是照片、录音录像带等特殊载体档案都比较娇气,容易损坏,因此档案的保管条件要求较高,档案室作为保存和提供利用学校档案的专门机构,具备符合要求的档案库房和管理设施,保管条件相对于各部门的办公室来说,应该是比较好的,管理制度也比较健全规范。三是有利于各方面的利用。文件材料分散存放于各部门和个人手中,就只能为本部门或个人所使用,而如果存放于档案室,所有人,只要符合条件,办理了有关手续,就都可以利用。

四、各部门及兼职档案员的档案责任

档案虽然需要集中统一管理,但不要以为档案工作就是档案室的事、就是学院办公室的事,集中管理不等于各部门就事不关己,高高挂起。各部门,特别是我们各部门的兼职档案员,在学校档案工作方面,是都有其职责任务的。各部门及兼职档案员的档案责任主要有:

一是各部门要接受学院综合档案室的指导、监督、检查,配合档案室做好相关工作。这是由档案工作的管理体制决定的,是没有任何价钱讲的,是不能推脱的。档案室应该切实履行职责,每年都定期到各部门去进行业务指导、进行工作督促和检查。

二是各部门要安排专人负责本机构形成的文件材料的收集与积累。高校档案是各项工作活动中直接形成的、原始的记录,而形成者是具体从事这些工作活动的部门和人员。因此需要由各部门安排人员来负责收集积累。

大家要树立一个意识,就是收集与积累是档案工作最重要的环节,是基础的基础、关键的关键。因为收集是档案工作的第一个环节,如果收集工作做得不好,收集不能做到完整、齐全、准确、及时,特别是重要档案没有收集来,那么,档案工作后面各环节都失去了意义与价值。有一句俗语说得好,巧妇难为无米之炊。没有米,不能做成饭;米不好,煮出来的饭质量也就不会好。

文件的收集与积累工作通常由各部门的兼职档案员来完成,也就是在座的各位。由于档案是由文件转化而来的,而文件又通常由各部门的工作人员根据自身开展工作的客观需要,在其所从事的各项活动的不同阶段逐步形成的,所以文件的积累,贯穿于从文件形成到归档前的全过程,文件的积累通常必须由各部门来完成。比如,党政管理文件,一般由院党务与行政部门积累;教学管理文件,一般由教务教学部门积累;科技文件,一般由科技部门和科研小组积累。这种积累方式便于各部门对本部门形成和经办的文件的日常利用,也有利于档案的完整齐全与准确,是普遍采用的一种方式。具体来说,文件的积累主要由各部门的兼职档案员负责。兼职档案员要对本部门或专业小组形成的文件材料以及有关人员移交的材料,随时进行登记,统一保管,并提供日常利用,然后在某一时间内对积累的文件材料进行系统整理,向档案室归档移交。

三是进行档案的整理工作。根据《高等学校档案管理办法》的规定,高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料、电子文件材料和特殊载体文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门兼职档案员检查合格后向学院档案室移交。

 对于管理类档案,可能是由综合档案室进行集中整理的,但是兼职档案员也必须要做好整理的前期准备工作,如去钉子、装订、编页号等等,具体做到哪一步,做到什么程度,档案室是会有一个具体要求的,大家要照办。

四是在移交前,各部门、各兼职档案员要保管保护好本部门积累的文件材料,保证文件材料的安全,防止泄密、遗失、损坏。要配备专门的文件柜,用于平时文件的保管,文件柜必须上锁。

另外还有二点要特别说明:一是各部门的兼职档案员最好保持相对稳定,以便于学校档案工作的顺利进行。档案工作是一项专业技术工作,做好这项工作就必须熟悉档案工作的一系列知识和技能,如果频繁更换兼职档案员,新接手的人不熟悉工作性质和内容,不知道怎么收集整理档案材料,那么对整个学校的档案工作就会产生影响。比如档案室要收集资料不知找谁联系,新手不知哪些资料需要交学校档案室存档、哪些是要系部存档、哪些只是作为资料保存,还有档案的基础整理知识技能等等。二是各部门的兼职档案员要切实负起责来,这里主要是指各教学系部的兼职档案员。因为工作分工的原因,系里的许多工作是分散给不同的人负责的,产生的材料也由不同的人负责,但我们档案室要收集材料时就不可能找到所有的人,只能找兼职档案员,由你负责通知相关人员将材料收集整理好,移交到档案室来。

五、文件材料收集归档的基本要求

刚才讲了,各部门文件材料的收集归档由各部门兼职档案员负责。下面讲一下收集归档的基本要求。

高校各种文件材料在完成现行使命后,应由各部门将在本部门形成的、具有保存价值的部分,经过收集积累、整理后移交学校档案室集中保存,这项工作称为归档。归档工作是学校文件向档案转化的关键阶段,为保证归档工作的质量以及归档文件的准确、完整、系统,必须建立高校文件材料归档制度。归档制度是高校各部门进行收集、归档工作的标准与规范,又是学校档案部门协助、指导各部门做好收集归档工作的基本依据。我们岳阳职业技术学院已经有了一个比较符合标准的归档制度,各部门要严格执行。具体来说,收集归档工作有以下要求。

1.文件材料的归档范围要求:收集范围指规定需要归档保存的文件材料的种类和成份。正确划定高校文件的归档范围是保证高校档案齐全完整,符合质量标准要求的关键环节和重要措施。归档范围的确定,由学院档案室牵头、各部门参与进行起草,送各部门和有关人员征求意见,再报学院领导审查批准的,因此具有权威性,是强制执行的,全校各部门和人员都必须认真执行。在进行收集时,一定要严格对照这个归档范围开展工作,不要凭印象,否则会造成收集不齐,或者将不属档案的材料收集过来。

收集的重点:

a、学校与各部门主要职能活动形成的材料。所以首先要搞清楚自己所在部门的主要职能。

b、反映学校与本部门基本历史面貌的文件材料(基本历史面貌主要通过举办重大的活动、召开重要的会议、制发重要的文件来体现)。一是重大活动、重要事件中形成的文件材料。重大活动好理解。重大事件方面,各部门机构设置、撤并、名称更改,人事任免,人员编制增减,获得重大荣誉等都属于重大事件。二是召开的重要会议文件材料。主要指单位决策层会议如党委会、行政办公会,重要的专题工作会议材料,还有重要的学术会议等等。三是本单位单独或与有关单位联合制发的重要文件,主要指本单位形成的年度以上工作总结、规范性文件、重要业务事项的文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表等文件材料。

c、与经济利益有关的文件材料。一是反映本单位产权关系(所有权与使用权)的文件材料。所有权包括建筑物所有权、设施设备所有权等;使用权包括房屋使用权、土地使用权、大厦冠名权等。二是反映本单位债权债务关系的文件材料,包括与本单位有关的债权债务关系的文件材料,如贷款、借款、欠款、土地与房屋及车辆置换形成的文件材料。

d、反映本单位个人利益的文件材料,如个人的审计结论性材料,职工名册,干部职工、教师被授予劳动模范、先进工作者等荣誉称号的文件材料,职工录用、转正等方面的文件材料,职工购置本单位住房的文件材料,学生在校期间形成的各种材料等等。以前对于涉及个人利益的文件材料不是很重视,对于个人权益造成损失。现在全国上下对于这类档案都十分重视,我们岳阳市今年就开展了民生档案年活动,重点建设与老百姓工作、生活密切相关的档案资源,受到社会的大力欢迎,易炼红书记上周到市档案局调研时对于这项工作给予了充分肯定与很高评价。

收集的难点:主要是帐外文件,即未经过收发文登记簿记载的文件。包括:领导手中的文件(包括领导自身形成的文件、外出开会和参加各项活动带回的文件等等,一些领导,你不去催收,他由于工作忙,就不记得交出来。而我们一些负责文件收集积累的同志,有的不敢去提醒、督促领导);人事、财务、基建、科研等专业性较强的部门的文件(档案的形式多样。从档案的类型来说,我们学院就有党政管理档案、教学档案、学生档案、科研档案、基建档案、仪器设备档案、产品档案、出版物档案、会计档案等等多种类型的档案。其中,教务处和各教学系、教师手中有教学档案,学生处和各系部有学生档案,科技处和各科研人员手中有科研档案,基建处有基建档案,资产处和各系部有仪器设备档案,校办工厂有产品档案,计财处有会计档案,等等。各类档案都很重要,都必须收集保存。但是一些部门可能为了工作的方便等原因,不十分情愿将文件放到档案室来);会议文件(负责会议记录的同志有时认为自己一个本子没有记完,交出来浪费了纸张,要求几年交一次;大型会议的文件,由于涉及的部门和人员多,可能没有指定专人负责整套文件材料的收集,会议过后,文件材料就不见了);不用红头印发的规章、制度、办法等白头文件;统计报表;合同、契约;报刊上反映本单位工作活动文章;比较珍贵的文件,如领导、社会名人的题词、照片等;机密性较高的文件,如决策层会议的会议记录、涉密文件、处分领导的文件;科技文件;特殊载体材料(载体与记录方式多样。大家不要以为只有以文字这一记录方式书写在纸张这一载体上的才叫档案。在我们学院,就载体而言,现在有纸质、胶片、磁带、磁盘、光盘等形式;就记录方式而言,有文字的、图表的、声音的、图像的、数码的等形式,等等。目前,我们各个部门在档案的收集上面,对纸质档案的收集相对比较重视,而对于照片、磁带、光盘等特殊载体的档案材料的收集就比较忽视,这些东西也是很重要的,收集也相对比较难,普遍存在对特殊载体档案收集不齐的现象。这一点一定要引起大家的重视。)

2、文件材料的归档时间要求:归档时间指办理高校文件归档交接手续的时间,或者说是各部门将需要归档的文件材料向档案机构移交的具体时间界限。

高校的不同类型的文件有着不同的形成规律和现行利用的期限,按照它们各自不同的情况和特点确定恰当的归档时间是非常必要的。归档时间过晚,文件长期散失在各部门或人员手中,不利于安全保管,有可能丢失重要的文件;归档时间过早,有可能影响各部门对文件的现行使用,因而对学校正常工作的开展产生不利因素。因此,要按照学校各项职能活动的规律与特点,正确把握各种文件的归档时间。一般来说,

文书档案材料由各部门按照归档范围进行收集后,进行整理,于次年二季度前向档案室移交。如果由档案室进行集中整理,则必须在次年一季度前向档案室移交。

教学档案应当在次学年寒假前归档。

科研类档案应当在项目完成后两个月内归档。

基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

重要设备仪器和引进项目设备仪器随机文件材料、图纸,由设备订购部门或设备使用单位组成保管单位,在验收后一个月内归档,向档案室移交。

会计档案,在会计年度终了后,暂由计财处保管一年,期满后由计财处整理编制移交清册,交给档案室保管。

声像、电子、实物档案,于次年的一季度末向档案室移交。

各部门要确保文件材料收集及时。也就是说,应该按照国家规定以及本单位归档制度中的规定,及时收集档案,不能拖延时间。各位工作人员,特别是各职能部门的负责人,要培养文件材料及时归档的意识,将自己手中的已经办结了的文件材料、已经开完了会的会议材料等等,及时交到兼职档案员手中。兼职档案员也要及时掌握工作动向,经常向这些人员进行收集。

 3、文件材料归档份数要求:文件材料的归档份数,指具体确定每份文件材料的归档数额,即同样一件文件应归档几份。确定份数既可满足利用需求,又可避免浪费。要考虑以下因素:文件的重要性;文件的利用率;某些专门需要。

原则上,文件材料一般归档一份;

重要的、利用频繁的或有特殊要求的应适当增加归档份数,一般可归档两份,甚至两份以上。如:本校制发的规定、规章、办法等,可归档两份。其中一份按整理规则要求归档保存;另外一份与其他所有的同类文件,按文件字号顺序或按类别装订成一套文件汇编。

本校形成的录音、录像、磁盘、光盘等载体形式的文件材料,应归档两份以上。其中一份作为母盘保存,不提供利用;另外一份作为拷贝盘用于日常使用;重要的还要异地保存一份。

各系部的档案向档案室移交后,查找利用有时显得不方便,为了自身方便,各系部也可以将部分文件材料增加归档一份,放于本部门备查。

4、文件材料的完整准确程度的要求:应归档的文件材料要对照归档范围收集齐全完整准确。维护学校档案的齐全完整准确是档案工作的基本要求,是确保学校档案质量的前提,也是充分发挥档案效用的条件。由于学校各部门和人员最熟悉本部门形成的文件的情况,因此,学校文件的完整性、准确性的鉴别一般由各职能部门的有关人员进行,档案室会给予必要的协助和指导。

a、要确保档案的齐全和完整。所谓齐全,就是指各种类型和载体的所有具有保存价值的文件材料都全部归档(不能缺项);所谓完整,是指归档的每一份文件材料都完好无缺(不能有缺页、损坏等现象)。具体来说,确保档案的齐全完整要做到“五要”:一要确保档案的类型齐全。文书档案、科技档案、专门档案等各类档案都必须收集起来。二要确保档案载体形式齐全。既要注意纸质材料的收集,还特别要注意各种特殊载体,如胶片、磁带、磁盘、光盘,还有单位使用过的印章、外单位送的纪念品、领导和著名人物的题词、各种奖励证书等各种实物的收集。三要确保文件材料各种稿次(版本)齐全。比如本单位制发的一份文件,作为一件完整的档案材料,应包括经过领导签发的发文底稿、文件的印发件,它们构成了一个完整统一的整体,缺少一项就不完整。四要确保各种活动文件材料齐全、成套。每一项工作、每一次会议、每一个项目、每一次活动所形成的档案材料应做到一份不漏。比如科技文件材料,可以以产品、工程或课题为单位,来分析其是否齐全完整、系统成套。管理类文件,可以以职能活动为基础,按照其工作程序来分析其完整性。既不可缺张少页,更不可遗漏整份文件。尤其是要注意临时性突发事件文件材料的收集。五是要确保文件印鉴、签署完备。

b、要确保文件材料的准确。确保准确性,要求对每一类别的每一份文件逐份逐份地进行鉴别。包括三个方面的内容:一、收集的文件材料要符合有关规范和标准,这一点下面会专门讲;二是严格按照本单位文件材料归档范围开展收集工作,不要将没有保存价值的或者不属于档案(如从外单位购买的书籍)的材料收集进来;三是要保证收集来的文件材料记录信息的准确,既不能是虚假捏造的材料,又要确保文件材料图物相符;四是要保证文件材料版本和稿本的准确,比如存档的必须是定稿、正稿和重要文件的历次修改稿,如果收集的材料不是定稿和正本就不行。

5文件的制成材料要求:要保证工作中形成的文件材料符合一定的标准、规范。比如,字迹材料要用什么,不能用什么;载体材料要用什么,不能用什么。这是从源头抓档案的质量。归档的文件材料必须质地优良、字迹清楚、书写工整、声音图像清晰、签署完备。归档的纸质文件材料,字迹材料方面,需要永久和长期保管的文件材料,要求用激光打印,用复印机碳粉,用墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水,不能用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔、传真机用墨水,不能用针式打印机色带。在载体材料方面,纸张、磁带磁盘光盘等都要符合有关标准,如公文的纸张规格是有专门规定的;录音录像带、电子磁盘、光盘的使用都要保证质量,这些也有专门要求,比如光盘,永久长期保存的电子档案要求用不可擦写光盘保存。

6. 文件的整理质量要求:归档的文件材料,应保持它们之间的历史联系,区分保存价值,科学地分类整理,编制必要的目录。

文书档案按照国家档案局颁发的《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)执行。

科研类档案按照国家档案局颁发的《利学技术研究课题档案管理规范》(DA/T2-92)执行。

    基建类档案按照《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)执行。

     会计类档案按照财政部、国家档案局1998年颁发的《会计档案管理办法》执行。

照片档案整理按照《照片档案管理规范》(GB/T11821—2002)执行。

电子档案的整理按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)执行。

其他类档案按照有关文件执行。

7、文件材料的归档手续要求:高校档案部门在对需归档的文件的质量进行检查并确认合格后,还需办理一定的交接手续,以示负责并备查考。归档手续一般包括:

A.科技文件应编写归档材料简要说明,并经过项目负责人审核签字。

归档材料说明的主要内容有:项目情况(包括项目的名称和代号),任务来源和依据,任务实施情况,项目水平、质量和效益等,本项目科技文件的完整、系统、准确情况,本项目负责人和参加人分工情况,归档整理人,说明书撰写人姓名和撰写日期等。

B.填写归档文件移交清单

这是高校文件交接归档的原始凭证,一般填写一式两份。办理归档手续时,交接双方——职能部门和档案部门按清单移交点收,并在签字和注明日期后,双方各留存一份,以备查考。